近年、中小企業を中心に、
IT部門の担当者が1人のみ、
もしくは2～3人のみの
「ひとり情シス」
状態が増加しています。
また、担当者が特定の業務に集中し、
その担当者しか
業務内容を把握していない
「情シス属人化」
も大きな課題となっています。
本記事では問題点や
背景についてだけではなく、
問題解決の方法
についてもご紹介します。
？
あなたの会社は大丈夫？
見えるリスクや潜在する
課題について解説します
ひとり情シスのやIT部門の属人化によって引き起こされるリスクは様々です。
具体的には以下のような内容が挙げられます。
業務負担の増加と長時間労働
- 1人で全ての業務をこなすため、担当者の業務負担が極端に増加します。
- 休暇を取ることが難しく、長時間労働が常態化します。
- 慢性的な疲労により、集中力が低下し、ミスが発生しやすくなります。
- 精神的な負担も大きく、離職リスクが高まります。
最新技術への対応遅れ
- 最新技術の調査・導入・運用に時間と労力がかかり、業務に支障が出ます。
- セキュリティ対策やシステムトラブルへの対応が遅れ、
重大なリスクに繋がる可能性があります。 - 競合企業に比べてIT化が遅れ、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
セキュリティリスクの増加
- セキュリティ対策の専門知識が不足しているため、脆弱性が放置される
可能性があります。 - サイバー攻撃や情報漏洩などのリスクが高まります。
- 誤ったセキュリティ対策により、企業の信用や損害賠償責任に繋がる可能性があります。
業務の属人化
- 特定の担当者に業務が集中し、その担当者しか業務内容を把握していない状態になります。
- 担当者が不在になった場合、業務が停止したり、大きな混乱が生じる可能性があります。
- ノウハウが蓄積されず、非効率な運用が続いたり、人材育成が難しくなります。
中小企業では、社員が兼務の形で
IT担当になっていることも
珍しくありません。
既存社員の中からIT業務を担っていけそうな
人材を選び、兼務しているのです。
あなたの会社もそんな状態に
なっていないでしょうか？
しかしながら、IT担当の業務範囲は
基幹システムの保守からPCなどの端末管理、
ネットワークの管理・保守、サーバーの運用、
ソフトウェアのライセンス管理など
広域に及びます。
ITに関する知識は常に新しくなりますし、
範囲も広いので、属人、兼任という形では
なかなかその知識の習得も
進まないことが多いです。
結果、自社で抱えるシステムや
ツールの不具合や交換に即時に対応できない、
法改正や業務負担の対応に手が打てない
という問題に即座に対応できない状態が
発生します。
問題を解消するための対策
この問題を解消するためには、
一体どのような方法があるでしょうか。
IT部門の人材を増強する
複数部門の人材を抱えれば属人化も業務負担も解消できます。しかし昨今のIT人材不足で期待しているスキルの人材が見つからない、採用活動自体にコストがかかるなどで簡単にはいかないです。
業務の効率化・自動化を進める
一部の業務についてはツールやシステムの導入で担当者の負担を減らすということが考えられます。しかし、自社にどのツールやシステムの導入が適しているのかそもそもわからない、利用や仕方を覚えるのにハードルが高そうではないかなど、コスト面と合わせて最初の検討に至るまでのハードルが高くなる傾向があります。
社内教育を行い、
ITリテラシーを向上させる
潜在的なIT人材を育てることで情シスが対応してきた一部のトラブルや課題は社員が自分で行えるようになることや、情シス担当が不在になった場合の次の候補を作る目的で社内教育を行うことは有効です。しかし、何を教育すればいいのかという問題と誰が教育するのかという問題が出てきます。
ひとり情シスや属人化で
生じる現状を変えたいなら
これがおすすめです！
先に挙げた解決方法には
以下の課題がありました。
- 担当を増やしたいがスキルを持った人を雇用できない、コストがかかる
- ツールなどを導入しようにも扱いきれるITスキルを社内で有していない、
また、何を導入すればいいのかの知見もない - 社内の人を教育するとしてもどう教育すればいいのか、
何を学ばせればいいのかわからない
また、ひとり情シスや
システム部門の属人化によって、
このような問題を
かかえていませんか？
システム管理者の負担増加
少人数体制や兼任のため、
システム管理者は長時間労働になり、
負担が大きくなっている
トラブル対応の遅延
利用しているシステムやITツールで
トラブルが発生した際に、
迅速な対応ができない
セキュリティ対策の脆弱化
PCやサーバーの
セキュリティ対策に手が回らず
現在問題が起きていないからと
放置になってしまっている
退職によるＩＴ担当不在
退職によって急な引き継ぎが発生したり、
属人化によって引き継ぎが十分に
なされないまま次の担当に
大きな負担がかかる
上に挙げたような内容は
主にトラブル・課題に対応するための知識不足や
アプローチ方法の模索が自社では
対応できないことが問題になります。
また、解決策として考えられる採用や教育、
ツールの導入についても最初の入り口の時点で
どうすればいいのかわからないという
悩みもあるかと思います。
そんな問題を解決するための
サービスとして
利用してみませんか？
例えばこんなことを大解決！
システム管理者の負担増加
法改正によって現在利用している基幹システムの刷新、見直しを社で検討しなければいけなくなったが、法改正の内容を把握する必要もあり、それに対応したシステムが存在するのか、現在のシステムを法改正対応して利用継続すればよいかの判断ができず対応に追われている。
なら、
法改正対応について別なシステムへの変更なのか機能追加か状況に応じて最適な提案が可能です。
トラブル対応の遅延
現在利用しているシステムやネットワークがたびたび不具合を起こすが幅広い知識が求められる中で、真因が特定できず、不具合のたびに業務オペレーションが一時中断したり、暫定対応を都度行っている。
なら、
調査ポイントのアドバイスから必要に応じて調査の代行や解決策の提案までをサポートできます。
セキュリティ対策の脆弱化
自社ではITリテラシーが低く、パスワードの使いまわしや不審メールが来た場合の対応や個人データ、業務データの取り扱い管理方法が確立できておらず、サイバー攻撃への対策や情報漏洩の可能性に対しての意識が低い。社長から改善を指示されたが範囲が広すぎてどこから手を付ければいいのか、それぞれ何をどう対策すればよいのかわからない。
なら、
ヒアリングからそれぞれの問題に対応するアドバイス、必要に応じてツールやソフトの選定、対応までをサポート可能です。
退職によるIT担当者不在
急な情シス担当者の離任によって、業務の引き継ぎができないまま新担当となったが、社内にサポートしてもらえる社員もおらず手探りで自社の情シスに関わるあらゆる作業を行わなければならなくなった。
なら、
パソコン関連のトラブルから自社で利用しているシステム、サービスの調査まで幅広に相談対応可能です。現状の課題を踏まえた新しい業務運用の提案やサービスの導入も必要に応じてご提案いたします。
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